Nancy Kannenberg, Martin Nørgaard Gregersen

Die digitale Signaturplattform sign.online unterstützt DR-WALTER bei der effizienten Automatisierung von Geschäftsprozessen. Eine speziell entwickelte Gesamtlösung ermöglicht es, umfangreiche Serien von Vertragsnachträgen komfortabel mit nur einer einzigen digitalen Signatur rechtskonform zu unterzeichnen.

Zeitintensive Vertragsunterzeichnungen gehören der Vergangenheit an

Als auf Reiseversicherungen spezialisierter Versicherungsmakler arbeitet DR‑WALTER mit zahlreichen Organisationen in aller Welt zusammen und unterhält entsprechende vertragliche Partnerschaften. Müssen bestehende Verträge angepasst werden – etwa durch Prämienänderungen –, war der bisherige analoge Unterzeichnungsprozess mit erheblichem Aufwand verbunden. Für jeden einzelnen Vertragsnachtrag waren zahlreiche Schritte erforderlich:

• Erstellung und Prüfung der Vertragsbedingungen
• Ausdruck der finalen Version inklusive Partnerlogo
• Handschriftliche Unterzeichnung
• Scannen der Dokumente
• Versand per Post oder E‑Mail
• Aktives Nachverfolgen, um die unterzeichneten Unterlagen zurückzuerhalten
• Ablage und Archivierung in Offline-Systemen

Dieser Ablauf verursachte nicht nur einen hohen Zeitaufwand, sondern auch beträchtliche Kosten für Papier, Druckmaterial, Versand, Archivierungsflächen und Arbeitszeit.

Digitale Vertragsnachträge für Universitäten – effizient und DSGVO-konform

Im vergangenen Herbst stand Nancy Kannenberg, Leiterin des Teams Business Relations bei DR-WALTER, vor der Herausforderung, innerhalb kurzer Zeit mehrere Hundert Vertragsnachträge für Universitäten abzuschließen. Unterstützung erhielt sie von Martin Nørgaard Gregersen, Softwarearchitekt und Mitbegründer von sign.online. Die estnische Plattform bietet Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Einrichtungen eine intuitive Möglichkeit, Verträge digital zu signieren und Transaktionen schnell sowie kosteneffizient abzuschließen. Für DR-WALTER war dabei besonders wichtig, dass sämtliche regulatorischen Anforderungen der Versicherungsbranche erfüllt werden – insbesondere beim Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und Gesundheitsinformationen. Gemeinsam mit der Compliance-Beauftragten von DR-WALTER wurde daher eine detaillierte Dokumentation erarbeitet, die aufzeigt, wie sign.online mit insgesamt 90 DSGVO-konformen Datenschutzmaßnahmen arbeitet.

Individuelles Dashboard, Mehrsprachigkeit und flexible Gestaltung

Ergänzend zur digitalen Signatur entwickelte Martin Nørgaard Gregersen ein maßgeschneidertes Analyse-Dashboard, das DR‑WALTER einen vollständigen Überblick über alle Workflows ermöglicht. Für jeden Prozess können Statistiken eingesehen und Details nachvollzogen werden – ein bedeutender Schritt hin zu mehr Transparenz und Kontrolle.

Da sign.online bis zu diesem Projekt ausschließlich in englischer Sprache verfügbar war, wurde die Plattform für die internationalen Anforderungen von DR-WALTER erweitert. Heute unterstützt das System mehrere Sprachen und erlaubt die individuelle Formatierung einzelner Verträge, einschließlich der Integration hochauflösender Logos von Vertragspartnern.

Investition in die Zukunft der Versicherungsbranche

Reinhard Bellinghausen betont, dass DR‑WALTER mit der Investition in sign.online eine Vorreiterrolle in der digitalen Transformation der deutschen Versicherungsbranche einnimmt: „Ich bin überzeugt, dass die vereinfachte und transparente Vertragsunterzeichnung zu einer höheren Zufriedenheit und zu noch mehr Vertrauen in unsere Dienstleistungen und Produkte führen wird.“

Über sign.online

sign.online ist ein Technologie-Startup mit Sitz in Estland, das sichere digitale Signaturfunktionen für grenzüberschreitende Transaktionen anbietet. Die Webanwendung für digitale Signaturen von sign.online bietet über 40 fortschrittliche und qualifizierte elektronische Signaturen auf Pay-per-Use-Basis sowie kostenlose einfache elektronische Signaturen. sign.online bietet auch schlüsselfertige Lösungen, um seine proprietäre Software an die Anforderungen der digitalen Transformation von Unternehmen und Behörden anzupassen. Diese Lösungen wandeln manuelle Arbeitsabläufe von Papier in digitale Prozesse um, optimieren ineffiziente Abläufe und sparen Kunden Zeit und Geld.

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